El secreto de la gestión del Tiempo
El secreto de la gestión del tiempo es el acto o proceso de planificación y ejercer un control consciente sobre la cantidad de tiempo dedicado a actividades específicas, sobre todo para aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad. La gestión del tiempo puede ser ayudado por una serie de habilidades, herramientas y técnicas utilizadas para gestionar el tiempo cuando la realización de tareas específicas, proyectos y metas que cumplan con una fecha de vencimiento. Inicialmente, la gestión del tiempo se refiere sólo actividades comerciales o de trabajo, pero con el tiempo el término se amplió para incluir actividades personales. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación determinada de procesos, herramientas, técnicas y métodos. La gestión del tiempo es por lo general una necesidad en cualquier proyecto de desarrollo, ya que determina el tiempo de finalización del proyecto y ámbito de aplicación.
Temas principales Los temas principales que surgen de la literatura sobre la gestión del tiempo son los siguientes :
Stephen Smith, de BYUI , es uno de los sociólogos recientes que han demostrado que el camino a los trabajadores tiempo vista está conectado a cuestiones sociales como la institución de la familia, los roles de género , y la cantidad de mano de obra por parte del individuo .
Hillary Rettig ha identificado más de la entrega a la familia , los amigos , el trabajo , el voluntariado o el activismo , como los principales obstáculos para la gestión de su tiempo . Ella recomienda soluciones que incluyen ser consciente de los propios motivos (por ejemplo , tratando de ser un "héroe " o abnegado " santo" o sobre- da como una forma de dilación ), siendo claro en sus funciones y responsabilidades , y establecer psicológico saludable límites .
En los últimos años , varios autores han analizado la gestión del tiempo que se aplican a la cuestión de la sobrecarga de información digital , en particular, Tim Ferriss , con " La semana laboral de 4 horas " , y Stefania Lucchetti con "el principio de relevancia "
Stephen R. Covey ha ofrecido un esquema de categorización de los enfoques de gestión del tiempo que pasó revista :
Primera generación: recordatorios basados en los relojes , pero con la aplicación informática sea posible, se pueden utilizar para alertar a una persona cuando una tarea está a punto de hacer.
Segunda generación: la planificación y la preparación a base de un calendario y agendas , incluye el establecimiento de metas .
Tercera generación : la planificación , priorización, control (con un organizador personal, otros objetos basados en papel o computadora o PDA sistemas basados en ) actividades sobre una base diaria . Este enfoque implica pasar algún tiempo en el esclarecimiento de valores y prioridades.
Cuarta generación : . Ser eficiente y proactivo usando cualquiera de las herramientas anteriores ; coloca a los objetivos y funciones como el elemento de control del sistema y favorece importancia sobre urgencia.
Creación de un entorno eficaz Algunos Literatura de gestión del tiempo hace hincapié en las tareas relacionadas con la creación de un entorno propicio para la eficacia "real". Estas estrategias incluyen principios tales como :
Escritores en la creación de un ambiente propicio para la eficacia se refieren a cuestiones tales como tener una oficina o una casa ordenada para desatar la creatividad, y la necesidad de proteger " prime time" . Literatura también se centra en la superación de problemas psicológicos crónicos como la dilación.
Incapacidad excesivo y crónico de gestionar eficazmente su tiempo puede ser consecuencia de Déficit de Atención e Hiperactividad ( TDAH) o trastorno por déficit de atención ( ADD) . Los criterios diagnósticos incluyen una sensación de fracaso , dificultad para organizarse , problemas para empezar , muchos proyectos en marcha al mismo tiempo y problemas con el seguimiento. Algunos autores se centran en la corteza prefrontal , que es la parte más recientemente evolucionada del cerebro. Controla las funciones de atención -palmo , control de los impulsos , la organización , el aprendizaje de la experiencia y el autocontrol , entre otros. Algunos autores argumentan que cambiar la forma en la corteza prefrontal funciona es posible y ofrece una solución.
Establecimiento de prioridades y objetivos Las estrategias de gestión del tiempo a menudo se asocian con la recomendación de establecer metas personales . La literatura destaca temas como -
Estos objetivos son grabadas y pueden ser divididos en un proyecto, un plan de acción , o una lista de tareas simple. Para las tareas individuales o para las metas , una calificación importancia puede ser establecida, se pueden establecer los plazos y las prioridades asignadas . Este proceso da lugar a un plan con una lista de tareas o un programa o calendario de actividades. Los autores pueden recomendar a períodos de planificación diaria , semanal , mensual o de otra índole relacionados con distinto alcance de la planificación o revisión. Esto se realiza de varias maneras , como sigue.
Ananálisis ABC Una técnica que se ha utilizado en la gestión empresarial durante mucho tiempo es la categorización de los datos en grupos grandes . Estos grupos son a menudo marcados A, B, y C , de ahí el nombre. Las actividades se clasificaron en estos criterios generales :
A - Tareas que se perciben como urgentes e importantes,
B - Tareas que son importantes pero no urgentes ,
C - Las tareas que no son ni urgentes ni importantes.
Cada grupo es entonces rango ordenado de manera prioritaria. Para perfeccionar la prioridad , algunas personas deciden entonces forzar clasificar todos los puntos "B " como sea "A" o " C". Análisis ABC puede incorporar más de tres grupos .
El análisis ABC se combina frecuentemente con análisis de Pareto .
Análisis de Pareto Esta es la idea de que 80 % de las tareas se puede completar en 20 % del tiempo disponible . El 20 % restante de las tareas se llevará el 80 % del tiempo . Este principio se utiliza para ordenar las tareas en dos partes. De acuerdo con esta forma de análisis de Pareto se recomienda que las tareas que caen en la primera categoría pueden asignar una prioridad más alta .
La regla de las 80 - 20 también se puede aplicar para aumentar la productividad : se asume que el 80 % de la productividad se puede lograr haciendo 20 % de las tareas . Del mismo modo , 80 % de los resultados se puede atribuir a 20 % de la actividad . Si la productividad es el objetivo de la gestión del tiempo , a continuación, estas tareas deben ser priorizadas superior.
Depende del método adoptado para completar la tarea . Siempre hay una manera más simple y más fácil para completar la tarea . Si se utiliza un modo complejo , que será mucho tiempo . Por lo tanto , siempre se debe tratar de averiguar las formas alternativas para completar cada tarea.
Método POSEC POSEC es un acrónimo de (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing.)Dar prioridad a través de la organización, racionalización, economizar y contribuir.
El método dicta una plantilla que hace hincapié en sentido inmediato de la persona promedio de la seguridad emocional y monetaria. Se sugiere que al asistir a una de las responsabilidades personales en primer lugar, una persona está en mejores condiciones de asumir responsabilidades colectivas.
Inherente a la sigla es una jerarquía de autorrealización que refleja "jerarquía de necesidades" de Abraham Maslow.
1. Priorizar - Su tiempo y definir su vida por los objetivos.
2. Organizar - Las cosas que tienen que realizar con regularidad para tener éxito. (Familia y Finanzas)
3. Streamline - Cosas que no le gustará hacer, pero debe hacerlo. (Trabajo y Tareas)
4. Economiza - cosas que debe hacer o incluso tener gusto de hacer, pero no es apremiante urgencia. (Pasatiempos y socialización)
5. Contribuir - Al prestar atención a las pocas cosas que quedan que marcan la diferencia. (Obligaciones Sociales).
La aplicación de los objetivos La literatura Gestión del tiempo en relación con la aplicación de los objetivos se centra con frecuencia en la creación y gestión de listas de tareas .
También existen métodos de gestión del tiempo que hacen hincapié en la necesidad de aplicar más centrado y sencillo que incluye el enfoque de "ir con el flujo" - ritmos naturales , la filosofía oriental. Las técnicas de uso de tiempo más convencionales, como los descritos en " ¿De dónde Tiempo Vuela ", son conceptos que pueden ser parafraseado como " menos es más ", que resta importancia a la importancia de exprimir cada minuto de su tiempo , como se sugiere en el tiempo tradicional esquemas de gestión .
Una lista de tareas (también la lista de tareas o cosas a hacer) es una lista de tareas a realizar , tales como las tareas o pasos hacia la realización de un proyecto . Es una herramienta de inventario que sirve como una alternativa o suplemento a la memoria .
Las listas de tareas se utilizan en la autogestión, listas de compras , gestión empresarial, gestión de proyectos y desarrollo de software. Puede tratarse de más de una lista .
Cuando se lleva a cabo uno de los elementos de una lista de tareas , la tarea está marcada o tachados . El método tradicional consiste en escribir éstos en un pedazo de papel con un bolígrafo o un lápiz , por lo general en un bloc de notas o portapapeles . Las listas de tareas también pueden tener la forma de papel o de software listas de verificación.
Escrito por Julie Morgenstern sugiere " hacer y no hacer " de la gestión del tiempo , que incluyen :
* Mapa de todo lo que es importante, al hacer una lista de tareas
* Decir " No"
* Establecer prioridades
* No dejar todo
* No creo que una tarea fundamental será hecho en el tiempo libre .
Numerosos equivalentes digitales están disponibles , incluyendo las aplicaciones PIM ( gestión de información personal) y la mayoría de las PDAs. También hay varias aplicaciones de lista de tareas basadas en la web , muchos de los cuales son gratuitos
Organización de la lista de tareas Las listas de tareas a menudo con gradas . El sistema de niveles más sencilla incluye una lista general de tareas (o archivo de tarea de retención ) para registrar todas las tareas que la persona necesita para llevar a cabo , y al día la lista de tareas que se crea cada día mediante la transferencia de tareas de lo general a lo lista.
Las listas de tareas a menudo son priorizados :
* Una lista diaria de cosas que hacer, numeradas en el orden de su importancia , y se hace en ese orden de uno en uno hasta que el tiempo diario lo permite, se atribuye al asesor Ivy Lee (1877-1934) como el consejo más rentable recibida por Charles M. Schwab (1862-1939) , presidente de la Bethlehem Steel Corporation.
* Una de los primeros defensores de la priorización "ABC " fue Alan Lakein , en 1973. En su sistema de puntos "A" son las más importantes ( "A- 1 ", el más importante dentro de ese grupo ) , "B " al lado lo más importante, "C " menos importante.
* Un método particular de la aplicación del método ABC asigna "A" a las tareas que hay que hacer en un día , "B " a la semana, y " C" de un mes.
* Priorizar una lista de tareas diarias , ya sea uno registra las tareas en el orden de prioridad , o les asigna un número después de que aparecen ( " 1 " para la más alta prioridad " 2" para la segunda prioridad más alta , etc ) lo que indica en el que , para ejecutar las tareas . Este último método es generalmente más rápido , permitiendo que las tareas que se registran con mayor rapidez.
* Otra manera de dar prioridad a las tareas obligatorias ( grupo A ) es poner primero el más desagradable . Cuando se hace, el resto de la lista parece más fácil. Los grupos B y C se pueden beneficiar de la misma idea , pero en vez de hacer la primera tarea ( que es la más desagradable ) de inmediato, da motivación para hacer otras tareas de la lista para evitar el primero.
* Un enfoque completamente diferente que va en contra de priorizar por completo fue presentado por el autor británico Mark Forster en su libro " Hágalo Mañana y Otros Secretos de gestión del tiempo " . Esto se basa en la idea de operar " cerrado" listas de tareas , en lugar del tradicional "abierta " a la lista de tareas pendientes . Argumenta que el tradicional interminable listas de tareas prácticamente garantiza que parte de su trabajo quedará sin hacer. Este enfoque aboga por conseguir todo su trabajo , todos los días , y si usted es incapaz de lograr que ayuda a diagnosticar dónde va mal y lo que tiene que cambiar.
Varios autores han subrayado las dificultades potenciales con listas de tareas como las siguientes :
* Gestión de la lista puede hacerse cargo de su implementación. Esto podría ser causado por la dilación en la prolongación de la actividad de planificación . Esto es similar a la parálisis del análisis . Al igual que con cualquier actividad, hay un punto de rendimientos decrecientes .
* Un cierto nivel de detalle que debe darse por sentado por un sistema de tareas para trabajar . En lugar de poner " limpiar la cocina ", " limpiar la habitación " , y " limpiar el cuarto de baño " , es más eficaz para poner "la casa " y ahorrar tiempo empleado por escrito y reducir la carga administrativa del sistema ( cada tarea entrado en el sistema genera un coste en tiempo y esfuerzo para su gestión , además de la ejecución de la tarea ) . El riesgo de la consolidación de las tareas , sin embargo , es que la " limpieza " en este ejemplo puede resultar abrumadora o vagamente definido , que, o bien aumentar el riesgo de la dilación , o un proyecto administrado mal .
* Listado de tareas rutinarias pierden tiempo . Si usted está en el hábito de cepillarse los dientes todos los días , entonces no hay razón para dejar de leerlo en la lista de tareas. Lo mismo vale para salir de la cama , preparar las comidas , etc Si necesita seguimiento de las tareas de rutina , y luego una lista estándar o gráfico puede ser útil para evitar el procedimiento de la inclusión de estos elementos de forma manual una y otra vez .
* Para seguir siendo flexible, un sistema de tareas debe permitir para el desastre. Una empresa debe estar preparada para un desastre . Incluso si es un pequeño desastre , si nadie hizo tiempo para esta situación, se pueden hacer metástasis , que puede causar daño a la empresa .
* Para evitar quedar atrapado en un patrón de despilfarro , el sistema de trabajo también debe incluir la planificación periódica (mensual, semestral y anual) y las sesiones del sistema de evaluación, para eliminar ineficiencias y garantizar que el usuario va en la dirección que él o ella verdaderamente desea .
* Si algún tiempo no se gasta regularmente en el logro de objetivos a largo plazo , la persona puede quedar atrapado en un patrón de espera perpetua de los planes a corto plazo , como estar en un trabajo en particular mucho más tiempo de lo previsto.
Las aplicaciones de software Las aplicaciones modernas de lista de tareas pueden haber incorporado en la jerarquía de tareas (tareas se componen de subtareas que a su vez pueden contener subtareas), puede admitir varios métodos de filtrado y ordenar la lista de tareas, y puede permitir una para asociar notas arbitrariamente largos para cada tarea.
En contraste con el concepto de permitir que la persona que utiliza múltiples métodos de filtrado, al menos un nuevo producto de software contiene, además, un modo en el que el software intentará determinar dinámicamente las mejores tareas para cualquier momento dado.
Muchos de los productos de software para la gestión del tiempo soportar múltiples usuarios. Permite a la persona a dar tareas a otros usuarios y utilizar el software para la comunicación
En los bufetes de abogados, software de gestión de la práctica del derecho también puede ayudar en la gestión del tiempo.
Aplicaciones de la lista de tareas pueden ser considerados como gestor de información personal ligero o software de gestión de proyectos.
Sistemas de gestión del tiempo Sistemas de gestión del tiempo a menudo incluyen un reloj de tiempo o de la aplicación basada en web que se utiliza para rastrear las horas de trabajo de un empleado. Sistemas de gestión de tiempo que dan los empresarios conocimientos sobre su fuerza de trabajo, lo que les permite ver, planificar y gestionar el tiempo de los empleados. Si lo hace, permite a los empresarios para controlar los costos laborales y aumentar la productividad. Un sistema de gestión de tiempo de los procesos de automatización, lo que elimina el papeleo y las tareas tediosas.
Eliminación de los que no es prioritario La gestión del tiempo también se explica cómo eliminar tareas que no aportan valor a la persona o organización.
Según Sandberg, las listas de tareas "no son la clave de la productividad están tan bueno como pretende ser". El reporta un estimado de "30% de listers pasar más tiempo en la gestión de sus listas de completando lo que hay en ellos".
Hendrickson afirma que la adhesión rígida a las listas de tareas puede crear una "tiranía de la lista de cosas por hacer", que obliga a uno a "perder el tiempo en actividades sin importancia".
References
El secreto de la gestión del tiempo es el acto o proceso de planificación y ejercer un control consciente sobre la cantidad de tiempo dedicado a actividades específicas, sobre todo para aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad. La gestión del tiempo puede ser ayudado por una serie de habilidades, herramientas y técnicas utilizadas para gestionar el tiempo cuando la realización de tareas específicas, proyectos y metas que cumplan con una fecha de vencimiento. Inicialmente, la gestión del tiempo se refiere sólo actividades comerciales o de trabajo, pero con el tiempo el término se amplió para incluir actividades personales. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación determinada de procesos, herramientas, técnicas y métodos. La gestión del tiempo es por lo general una necesidad en cualquier proyecto de desarrollo, ya que determina el tiempo de finalización del proyecto y ámbito de aplicación.
Temas principales Los temas principales que surgen de la literatura sobre la gestión del tiempo son los siguientes :
- La creación de un entorno propicio para la eficacia
- Configuración de las prioridades
- Llevar a cabo la actividad en torno a esas prioridades
- El proceso relacionado con la reducción del tiempo dedicado a los no prioridades
- Gestión de proyectos:
- Gestión Atención:
- La gestión del conocimiento personal:
Stephen Smith, de BYUI , es uno de los sociólogos recientes que han demostrado que el camino a los trabajadores tiempo vista está conectado a cuestiones sociales como la institución de la familia, los roles de género , y la cantidad de mano de obra por parte del individuo .
Hillary Rettig ha identificado más de la entrega a la familia , los amigos , el trabajo , el voluntariado o el activismo , como los principales obstáculos para la gestión de su tiempo . Ella recomienda soluciones que incluyen ser consciente de los propios motivos (por ejemplo , tratando de ser un "héroe " o abnegado " santo" o sobre- da como una forma de dilación ), siendo claro en sus funciones y responsabilidades , y establecer psicológico saludable límites .
En los últimos años , varios autores han analizado la gestión del tiempo que se aplican a la cuestión de la sobrecarga de información digital , en particular, Tim Ferriss , con " La semana laboral de 4 horas " , y Stefania Lucchetti con "el principio de relevancia "
Stephen R. Covey ha ofrecido un esquema de categorización de los enfoques de gestión del tiempo que pasó revista :
Primera generación: recordatorios basados en los relojes , pero con la aplicación informática sea posible, se pueden utilizar para alertar a una persona cuando una tarea está a punto de hacer.
Segunda generación: la planificación y la preparación a base de un calendario y agendas , incluye el establecimiento de metas .
Tercera generación : la planificación , priorización, control (con un organizador personal, otros objetos basados en papel o computadora o PDA sistemas basados en ) actividades sobre una base diaria . Este enfoque implica pasar algún tiempo en el esclarecimiento de valores y prioridades.
Cuarta generación : . Ser eficiente y proactivo usando cualquiera de las herramientas anteriores ; coloca a los objetivos y funciones como el elemento de control del sistema y favorece importancia sobre urgencia.
Creación de un entorno eficaz Algunos Literatura de gestión del tiempo hace hincapié en las tareas relacionadas con la creación de un entorno propicio para la eficacia "real". Estas estrategias incluyen principios tales como :
- "de organizarse " - el triage de papeleo y de las tareas
- "proteger el plazo de un " por el aislamiento , el aislamiento y la delegación
- " logros a través de la gestión por objetivos y meta -focus " - énfasis motivación
- " recuperarse de malos hábitos de tiempo " - la recuperación de los problemas psicológicos subyacentes , por ejemplo, dilación
Escritores en la creación de un ambiente propicio para la eficacia se refieren a cuestiones tales como tener una oficina o una casa ordenada para desatar la creatividad, y la necesidad de proteger " prime time" . Literatura también se centra en la superación de problemas psicológicos crónicos como la dilación.
Incapacidad excesivo y crónico de gestionar eficazmente su tiempo puede ser consecuencia de Déficit de Atención e Hiperactividad ( TDAH) o trastorno por déficit de atención ( ADD) . Los criterios diagnósticos incluyen una sensación de fracaso , dificultad para organizarse , problemas para empezar , muchos proyectos en marcha al mismo tiempo y problemas con el seguimiento. Algunos autores se centran en la corteza prefrontal , que es la parte más recientemente evolucionada del cerebro. Controla las funciones de atención -palmo , control de los impulsos , la organización , el aprendizaje de la experiencia y el autocontrol , entre otros. Algunos autores argumentan que cambiar la forma en la corteza prefrontal funciona es posible y ofrece una solución.
Establecimiento de prioridades y objetivos Las estrategias de gestión del tiempo a menudo se asocian con la recomendación de establecer metas personales . La literatura destaca temas como -
- " Trabajar en el Orden de Prelación " - establecer objetivos y prioridades
- " Establecer metas gravitacionales " - que atraen a las acciones de forma automática
Estos objetivos son grabadas y pueden ser divididos en un proyecto, un plan de acción , o una lista de tareas simple. Para las tareas individuales o para las metas , una calificación importancia puede ser establecida, se pueden establecer los plazos y las prioridades asignadas . Este proceso da lugar a un plan con una lista de tareas o un programa o calendario de actividades. Los autores pueden recomendar a períodos de planificación diaria , semanal , mensual o de otra índole relacionados con distinto alcance de la planificación o revisión. Esto se realiza de varias maneras , como sigue.
Ananálisis ABC Una técnica que se ha utilizado en la gestión empresarial durante mucho tiempo es la categorización de los datos en grupos grandes . Estos grupos son a menudo marcados A, B, y C , de ahí el nombre. Las actividades se clasificaron en estos criterios generales :
A - Tareas que se perciben como urgentes e importantes,
B - Tareas que son importantes pero no urgentes ,
C - Las tareas que no son ni urgentes ni importantes.
Cada grupo es entonces rango ordenado de manera prioritaria. Para perfeccionar la prioridad , algunas personas deciden entonces forzar clasificar todos los puntos "B " como sea "A" o " C". Análisis ABC puede incorporar más de tres grupos .
El análisis ABC se combina frecuentemente con análisis de Pareto .
Análisis de Pareto Esta es la idea de que 80 % de las tareas se puede completar en 20 % del tiempo disponible . El 20 % restante de las tareas se llevará el 80 % del tiempo . Este principio se utiliza para ordenar las tareas en dos partes. De acuerdo con esta forma de análisis de Pareto se recomienda que las tareas que caen en la primera categoría pueden asignar una prioridad más alta .
La regla de las 80 - 20 también se puede aplicar para aumentar la productividad : se asume que el 80 % de la productividad se puede lograr haciendo 20 % de las tareas . Del mismo modo , 80 % de los resultados se puede atribuir a 20 % de la actividad . Si la productividad es el objetivo de la gestión del tiempo , a continuación, estas tareas deben ser priorizadas superior.
Depende del método adoptado para completar la tarea . Siempre hay una manera más simple y más fácil para completar la tarea . Si se utiliza un modo complejo , que será mucho tiempo . Por lo tanto , siempre se debe tratar de averiguar las formas alternativas para completar cada tarea.
Método POSEC POSEC es un acrónimo de (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing.)Dar prioridad a través de la organización, racionalización, economizar y contribuir.
El método dicta una plantilla que hace hincapié en sentido inmediato de la persona promedio de la seguridad emocional y monetaria. Se sugiere que al asistir a una de las responsabilidades personales en primer lugar, una persona está en mejores condiciones de asumir responsabilidades colectivas.
Inherente a la sigla es una jerarquía de autorrealización que refleja "jerarquía de necesidades" de Abraham Maslow.
1. Priorizar - Su tiempo y definir su vida por los objetivos.
2. Organizar - Las cosas que tienen que realizar con regularidad para tener éxito. (Familia y Finanzas)
3. Streamline - Cosas que no le gustará hacer, pero debe hacerlo. (Trabajo y Tareas)
4. Economiza - cosas que debe hacer o incluso tener gusto de hacer, pero no es apremiante urgencia. (Pasatiempos y socialización)
5. Contribuir - Al prestar atención a las pocas cosas que quedan que marcan la diferencia. (Obligaciones Sociales).
La aplicación de los objetivos La literatura Gestión del tiempo en relación con la aplicación de los objetivos se centra con frecuencia en la creación y gestión de listas de tareas .
También existen métodos de gestión del tiempo que hacen hincapié en la necesidad de aplicar más centrado y sencillo que incluye el enfoque de "ir con el flujo" - ritmos naturales , la filosofía oriental. Las técnicas de uso de tiempo más convencionales, como los descritos en " ¿De dónde Tiempo Vuela ", son conceptos que pueden ser parafraseado como " menos es más ", que resta importancia a la importancia de exprimir cada minuto de su tiempo , como se sugiere en el tiempo tradicional esquemas de gestión .
Una lista de tareas (también la lista de tareas o cosas a hacer) es una lista de tareas a realizar , tales como las tareas o pasos hacia la realización de un proyecto . Es una herramienta de inventario que sirve como una alternativa o suplemento a la memoria .
Las listas de tareas se utilizan en la autogestión, listas de compras , gestión empresarial, gestión de proyectos y desarrollo de software. Puede tratarse de más de una lista .
Cuando se lleva a cabo uno de los elementos de una lista de tareas , la tarea está marcada o tachados . El método tradicional consiste en escribir éstos en un pedazo de papel con un bolígrafo o un lápiz , por lo general en un bloc de notas o portapapeles . Las listas de tareas también pueden tener la forma de papel o de software listas de verificación.
Escrito por Julie Morgenstern sugiere " hacer y no hacer " de la gestión del tiempo , que incluyen :
* Mapa de todo lo que es importante, al hacer una lista de tareas
* Decir " No"
* Establecer prioridades
* No dejar todo
* No creo que una tarea fundamental será hecho en el tiempo libre .
Numerosos equivalentes digitales están disponibles , incluyendo las aplicaciones PIM ( gestión de información personal) y la mayoría de las PDAs. También hay varias aplicaciones de lista de tareas basadas en la web , muchos de los cuales son gratuitos
Organización de la lista de tareas Las listas de tareas a menudo con gradas . El sistema de niveles más sencilla incluye una lista general de tareas (o archivo de tarea de retención ) para registrar todas las tareas que la persona necesita para llevar a cabo , y al día la lista de tareas que se crea cada día mediante la transferencia de tareas de lo general a lo lista.
Las listas de tareas a menudo son priorizados :
* Una lista diaria de cosas que hacer, numeradas en el orden de su importancia , y se hace en ese orden de uno en uno hasta que el tiempo diario lo permite, se atribuye al asesor Ivy Lee (1877-1934) como el consejo más rentable recibida por Charles M. Schwab (1862-1939) , presidente de la Bethlehem Steel Corporation.
* Una de los primeros defensores de la priorización "ABC " fue Alan Lakein , en 1973. En su sistema de puntos "A" son las más importantes ( "A- 1 ", el más importante dentro de ese grupo ) , "B " al lado lo más importante, "C " menos importante.
* Un método particular de la aplicación del método ABC asigna "A" a las tareas que hay que hacer en un día , "B " a la semana, y " C" de un mes.
* Priorizar una lista de tareas diarias , ya sea uno registra las tareas en el orden de prioridad , o les asigna un número después de que aparecen ( " 1 " para la más alta prioridad " 2" para la segunda prioridad más alta , etc ) lo que indica en el que , para ejecutar las tareas . Este último método es generalmente más rápido , permitiendo que las tareas que se registran con mayor rapidez.
* Otra manera de dar prioridad a las tareas obligatorias ( grupo A ) es poner primero el más desagradable . Cuando se hace, el resto de la lista parece más fácil. Los grupos B y C se pueden beneficiar de la misma idea , pero en vez de hacer la primera tarea ( que es la más desagradable ) de inmediato, da motivación para hacer otras tareas de la lista para evitar el primero.
* Un enfoque completamente diferente que va en contra de priorizar por completo fue presentado por el autor británico Mark Forster en su libro " Hágalo Mañana y Otros Secretos de gestión del tiempo " . Esto se basa en la idea de operar " cerrado" listas de tareas , en lugar del tradicional "abierta " a la lista de tareas pendientes . Argumenta que el tradicional interminable listas de tareas prácticamente garantiza que parte de su trabajo quedará sin hacer. Este enfoque aboga por conseguir todo su trabajo , todos los días , y si usted es incapaz de lograr que ayuda a diagnosticar dónde va mal y lo que tiene que cambiar.
Varios autores han subrayado las dificultades potenciales con listas de tareas como las siguientes :
* Gestión de la lista puede hacerse cargo de su implementación. Esto podría ser causado por la dilación en la prolongación de la actividad de planificación . Esto es similar a la parálisis del análisis . Al igual que con cualquier actividad, hay un punto de rendimientos decrecientes .
* Un cierto nivel de detalle que debe darse por sentado por un sistema de tareas para trabajar . En lugar de poner " limpiar la cocina ", " limpiar la habitación " , y " limpiar el cuarto de baño " , es más eficaz para poner "la casa " y ahorrar tiempo empleado por escrito y reducir la carga administrativa del sistema ( cada tarea entrado en el sistema genera un coste en tiempo y esfuerzo para su gestión , además de la ejecución de la tarea ) . El riesgo de la consolidación de las tareas , sin embargo , es que la " limpieza " en este ejemplo puede resultar abrumadora o vagamente definido , que, o bien aumentar el riesgo de la dilación , o un proyecto administrado mal .
* Listado de tareas rutinarias pierden tiempo . Si usted está en el hábito de cepillarse los dientes todos los días , entonces no hay razón para dejar de leerlo en la lista de tareas. Lo mismo vale para salir de la cama , preparar las comidas , etc Si necesita seguimiento de las tareas de rutina , y luego una lista estándar o gráfico puede ser útil para evitar el procedimiento de la inclusión de estos elementos de forma manual una y otra vez .
* Para seguir siendo flexible, un sistema de tareas debe permitir para el desastre. Una empresa debe estar preparada para un desastre . Incluso si es un pequeño desastre , si nadie hizo tiempo para esta situación, se pueden hacer metástasis , que puede causar daño a la empresa .
* Para evitar quedar atrapado en un patrón de despilfarro , el sistema de trabajo también debe incluir la planificación periódica (mensual, semestral y anual) y las sesiones del sistema de evaluación, para eliminar ineficiencias y garantizar que el usuario va en la dirección que él o ella verdaderamente desea .
* Si algún tiempo no se gasta regularmente en el logro de objetivos a largo plazo , la persona puede quedar atrapado en un patrón de espera perpetua de los planes a corto plazo , como estar en un trabajo en particular mucho más tiempo de lo previsto.
Las aplicaciones de software Las aplicaciones modernas de lista de tareas pueden haber incorporado en la jerarquía de tareas (tareas se componen de subtareas que a su vez pueden contener subtareas), puede admitir varios métodos de filtrado y ordenar la lista de tareas, y puede permitir una para asociar notas arbitrariamente largos para cada tarea.
En contraste con el concepto de permitir que la persona que utiliza múltiples métodos de filtrado, al menos un nuevo producto de software contiene, además, un modo en el que el software intentará determinar dinámicamente las mejores tareas para cualquier momento dado.
Muchos de los productos de software para la gestión del tiempo soportar múltiples usuarios. Permite a la persona a dar tareas a otros usuarios y utilizar el software para la comunicación
En los bufetes de abogados, software de gestión de la práctica del derecho también puede ayudar en la gestión del tiempo.
Aplicaciones de la lista de tareas pueden ser considerados como gestor de información personal ligero o software de gestión de proyectos.
Sistemas de gestión del tiempo Sistemas de gestión del tiempo a menudo incluyen un reloj de tiempo o de la aplicación basada en web que se utiliza para rastrear las horas de trabajo de un empleado. Sistemas de gestión de tiempo que dan los empresarios conocimientos sobre su fuerza de trabajo, lo que les permite ver, planificar y gestionar el tiempo de los empleados. Si lo hace, permite a los empresarios para controlar los costos laborales y aumentar la productividad. Un sistema de gestión de tiempo de los procesos de automatización, lo que elimina el papeleo y las tareas tediosas.
Eliminación de los que no es prioritario La gestión del tiempo también se explica cómo eliminar tareas que no aportan valor a la persona o organización.
Según Sandberg, las listas de tareas "no son la clave de la productividad están tan bueno como pretende ser". El reporta un estimado de "30% de listers pasar más tiempo en la gestión de sus listas de completando lo que hay en ellos".
Hendrickson afirma que la adhesión rígida a las listas de tareas puede crear una "tiranía de la lista de cosas por hacer", que obliga a uno a "perder el tiempo en actividades sin importancia".
References
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- ^ Buck, M. L., Lee, M. D., MacDermid, S., & Smith S. C. (2000). Reduced load work and the experience of time among professionals and managers: Implications for personal and organizational life. In C. Cooper & D. Rousseau (Eds.), Trends in Organizational Behavior (Vol. 7). New York: John Wiley & Sons.
- ^ Rettig, Hillary. If You Have a Tendency to Over-give Retrieved May 23, 2013
- ^ The 4-Hour Workweek, Timothy Ferris, Crown Publishing Group 2007
- ^ The Principle of Relevance, Stefania Lucchetti, RT Publishing, Hong Kong 2010 http://www.stefanialucchetti.com
- ^ Covey, Stephen (1990). The Seven Habits of Highly Effective People. Fireside. ISBN 0-7432-7245-5.
- ^ *Covey, Stephen (1994). First Things First. ISBN 0-684-80203-1.
- ^ Hallowell, Edward M.; Ratey, John J. (1994). Driven To Distraction: Recognizing and Coping with Attention Deficit Disorder from Childhood Through Adulthood. Touchstone. ISBN 9780684801285. Retrieved 2013-07-30.
- ^ Change Your Brain Change Your Life: The Breakthrough Program for Conquering Anxiety, Depression, Obsessiveness, Anger, and Impulsiveness 1998
- ^ Jump up to: a b Lakein, Alan (1973). How to Get Control of Your Time and Your Life. New York: P.H. Wyden. ISBN 0-451-13430-3.
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- ^ Where Did Time Fly, John Swift, CreateSpace, 2010 http://wheredidtimefly.com
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